「伝えたつもりが伝わってない」問題 ~伝える力を劇的に伸ばす3つのポイント~


こんにちは、田中 幸裕です。


突然ですが、あなたは

「いったい何が言いたいのか
 サッパリわかんないよ」

「君のこの文章、
 意味わかんないから教えて」

なんて言われてしまったこと
ありますか?


今日はそんなあなたに
「伝える力」を劇的に伸ばす方法
シェアします。

「伝えたつもりが伝わってない」問題

仕事だけでなく日常生活でも
また大人だけでなく子供でも

人に口頭や文章で
何かを伝えなければならない
シチュエーションって毎日たくさん
ありますよね。



・お客さんへのプレゼン
・学校のテスト
・進路希望の面談
・子供を叱る
・家族や友人へのLINEやメール
・恋人との会話・・・などなど



そんな何かを伝える場面において
冒頭でも聞いた質問

「いったい何が言いたいのか
 サッパリわかんないよ」

「君のこの文章
 意味がわかんないから教えて」

なんて言われてしまったことが
あなたはありますか?



恥ずかしながら、僕はあります。

新人の頃、上司や取引先によく言われました。


コミュニケーションにおける永遠の課題

それは
伝えたつもりが伝わってない」
という問題
です。


きちんと説明し伝えたつもりなのに
相手にきちんと伝わっていないことって
本当に多いです。



この問題の解決を難しくしているのは

伝える側は伝わったと思っているのに
 相手に伝わっていない

という点です。


伝える側は
「きちんと説明した」
(と思っている)のに

なぜか相手に
「何が言いたいのかサッパリ分かんない」
と言われる悲しい状況になってしまう・・・


僕も昔、この問題に苦しめられました。


仕事で毎日書くメールで
きちんと伝わる文章を作れず
メールを発信した後に

「こういうことですか?」
「ちょっとわからないんですけど・・・」

という質問がメールや電話で返ってくる。



そんな僕がどうやって
「相手に伝わる文章」を
作れるようになったのか。


その解決法をご紹介します。

伝える力を伸ばす①:「結論は先に!そして短く!」



あなたはこんな質問をされたとき
どう答えますか? 


「これまで生きてきて学んだことの中で
 あなたが一番大切だと思うことは
 何ですか?」


例えばこんな回答があったとします。

「大学受験に失敗して浪人になった僕は
 最初の頃、規則正しい生活を送ることが
 できなくなってしまった。

 朝起きる時間も寝る時間も不規則になって
 気づけば昼夜が逆転した生活となり
 勉強時間もきちんと確保できずに
 成績がどんどん下降してしまった。

 しかしちゃんと起きる時間と寝る時間を決め
 規則正しい生活を送れるようになると
 徐々に成績もよくなった。

 この経験をふまえて思うのは
 きちんと規則正しい生活を送り
 やるべきことを計画し
 
 これをきちんと実行できるように
 生活のリズムを崩さぬ努力をして
 毎日を過ごすというのが一番大切だと感じる。」



いかがでしょう?

何か分かりづらいですよね・・・

一体、この文章のどこが悪いのか、
あなたは分かりますか???



この文章は長すぎるんです。


「伝えたつもりが伝わってない」問題
ほぼこの長すぎることが要因です。



長すぎて結局何が言いたいのか
伝えたいことが何なのか
相手が分からないんです。



あなたは先程の回答者が
「一番大切だ」
と思っていることが何だか
分かったでしょうか?



起きる時間と寝る時間を決めること?
規則正しい生活を送ること?
生活のリズムを崩さないこと?  


「一番大切なことを答えて
 と言われてるのに
 
 何を一番大切だと思ってるのかが
 分かりにくいってどないやねん!」



って話なんです 笑



でもこの問題、
意外と簡単な努力で解決できます。



結論を簡単にまとめ
それを一番最初に言っちゃえばいい
んです。


「結論は先に!そして短く!」
です。



これだけで伝える力がアップして
伝わりやすさが段違いに改善します。


先程の回答を以下のように変えてみます。

「これまで生きてきて一番大切だと思うのは
 習慣化だ。

 僕は浪人を経験したが生活のリズムが崩れ
 昼夜逆転の生活になってしまった。

 勉強時間を確保できず成績も低迷した。

 しかし就寝時間と起床時間を設定し
 生活することで
 規則正しい生活が送れるようになり
 成績もよくなった。

 きちんと規則正しい生活を送ることを
 習慣化できると望む結果は自然とついてくる。

 だから僕は習慣化が一番大切だと感じる。」


いかがでしょうか?
内容は前回とほぼ同じです。


でも一番最初に短く一言で
結論を言うことで


「この人は何が言いたいのか?」

がかなり分かりやすくなっている

と思います。




就寝時間と起床時間を決めることや
規則正しい生活を送ること、

これらを「習慣化」という
一言のワードにまとめ

「結論は先に!そして短く!」

伝える
ようにするだけで
数段伝わりやすくなるんです。

「でも最初に結論を言うと
 最後にもう一回結論を言うことになるよね?」


とあなたは思ったかもしれませんね。



それでいいんです。

無問題(ノープロブレム)です。



大事なのは
「伝えたいことがきちんと伝わる」こと
です。



最初と最後に結論を言う
これはずっと昔からある
「伝わりやすい話の型」
なんです。


伝える力を伸ばすうえで
この型を使わない手はありません。



最初に手短に
「伝えたいこと」を語るだけで
聞き手はその後に続く内容も
理解しやすくなります。



そのうえで最後にもう一度結論が話されるので
「こういうことが言いたいんだな」
ときちんと伝わるんです。

伝える力を伸ばす②:「因果関係(つながり)」を意識する! |論理的じゃないと伝わらない



今度は、先程の質問に対する
別の回答例で考えてみましょう。

「僕が大切だと思うのは
 コミュニケーション能力だ。

 現代は色んなSNSが存在し
 多くの人と繋がることができる。

 そんな現代はチームの中で
 力を発揮できることがとても重要。

 だから僕はコミュニケーション能力こそが
 今の時代最も大切なものだと感じる。」



「結論は先に!そして短く!」
というのは出来ているのに

なんかよくわからない文章に
なってしまっています。


何がいけないのでしょうか? 


この文章は
「論理的じゃない」
んです。


「伝えたつもりが伝わってない」要因で
2番目に多いのは、
この論理的じゃないこと
です。


「結論」を作っても
「論理的じゃない文章」って
意外と作ってしまいがちです。



論理的な文章って言われると
何だか難しく聞こえてしまうかもしれませんが

簡単な文章を見てみれば
すぐに理解できると思います。

■「今日は寒い。
  だからコートを着る。」

 この文章は違和感なく
 理解できると思います。


■「今日は寒い。
  だからカバンを持っていく。」
 
 この文章は
 「……なんでカバンいるの???」
 ってなりますよね。

 「寒い」と「カバン」の間に
 因果関係(つながり)を
 感じられないからです。

論理的な文章とは

因果関係(つながり)が
明白に感じられる

文章のことです。



文章が論理的だと
相手の頭の中が???となることなく
スムーズに内容が伝わるんです。


では先程の回答例に戻って見ましょう。

●コミュニケーション能力とSNS
●コミュニケーション能力とチーム


この2つの間に明白な因果関係(つながり)
を感じられるでしょうか?



「結論は先に!そして短く!」のルール
に則って結論を先に述べたら

その結論にきちんとつながりがある話を
していかないとダメです。


先ほどの回答例を以下のように変えてみましょう。

「僕が大切だと思うのは
 コミュニケーション能力だ。

 現代は色んなSNSが存在し
 コミュニケーションの形が
 とても多様化している。

 インターネットの世界でも
 リアルな世界でも

 うまく意思の疎通ができる
 高度なコミュニケーション能力が
 求められている。

 会議室での打合せだけでなく
 ネットも駆使して
 コミュニケーションしながら

 遠くにいる人達とも連携し
 チームで働くことが多くなってきている
 現代において

 上手に人付き合いができるように
 なることは非常に大切。

 だから僕はコミュニケーション能力こそが
 今の時代最も大切なものだと感じる。」



●コミュニケーション能力とSNS
●コミュニケーション能力とチーム


これらの因果関係(つながり)を頭の中に
「???」
が浮かぶことなくスムースに
感じられるようになったと思います。


伝える力を伸ばし
伝わりやすい文章にするためには

結論とその後に続く文章に
「因果関係(つながり)があるか」

を考えながら文章を作ることが大切なんです。

伝える力を伸ばす③:「相手の目線になって伝える」|意識すべき4つのポイント


最後に伝えたいのは
「相手の目線になって伝える」
ということです。


この相手の目線に合わせた
伝え方をするために

以下4つのポイントについて
意識するようにしてましょう。

<”相手目線”になって伝える4ポイント>

あなたの話を聞く人について

 
①性 別:男性か女性か 
 ②職 業:学生か社会人か
      どんな仕事をしているか
 ③理解度:話す話題に関する知識は
      あなたより多いか少ないか
 ④状 況:あなたの話を聞く前にも
      違う話を聞いて疲れていないか

を意識する



同じ内容の話を同じ伝え方で話しても

相手がどんな人か
どんな状況にあるのか

などによって伝わり方は変わります。


同じ子育ての話をしても
男性と女性で共感するポイントは
変わってくるでしょう。


同じサッカーについての話でも
サッカー選手とそうでない人では
聞きたい話の内容は確実に異なります。



ここを意識することができると
伝える力は更にググッとと上昇します。



いかがでししたでょうか? 

<伝える力を伸ばすポイント>

①結論は先に!そして短く!
②因果関係(つながり)を意識する!
③相手の目線になって伝える



これら3つを日々意識しながら
話をしたり文章を書いたりするだけで
伝える力がグングン伸びて
かなり伝わりやすくなります。


あなたもすぐに実践してみてください! 


明日スグに出来るようには
ならないかもしれませんが

1,2ヶ月続ければ
誰だって上手くなります。


全部じゃなくてもいいので
「これなら出来る!」
と思ったものだけでも実践してみて下さい。



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もし伝える力について学びたい場合
個人的にはこちらの本が良かったです。


伝え方が9割
現代広告の心理技術101

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最後までお読みいただき
ありがとうございました。

人生にワクワクとフルスイングの笑顔を!




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